የአንድ ተቋም የመረጃ ማዕከል የሆነው የሪከርድና ማህደር ክፍል የተጣለበት ኃላፊነት በአግባቡ ለመጣት የሚያስችለው መመሪያ አስፈላጊ ነው። ተቋማት በአብዛኛው ለሪከርድና ማህደር ክፍል አደረጃጀት ትኩረት የማይሰጡ መሆኑ ፣ በሰው ሀብት የሙያ ስብጥር አንፃር ብቁ አፈፃፃም ያለወን ባለሙያን የማሰማራት ስራ ትኩረት ስጥተው ሲሰሩበት አይታይም። አንድ ተቋም ለህልውናው ወሳኝ የሆኑና ለብዙ ጉዳዮች በማጣቀሻነት የሚቀምበት መረጃ በሪከርድና ማህደር ክፍሉ መኖሩን ከግምት በማስገባት ለከፍሉ አደረጃጀት ትኩረት መስጠት ይገባል፡፡

በማንኛውም ተቋም የሪከርድና ማህደር ሥራ አመራር የአሠራር መያ መኖር ቀልጣፋና ውጥ የሆነ አገልግሎት ለመስጠት እንደሚስችል መታመን አለበት፡፡ ምክንያቱም ለተቋሙ ወሳኝ በሆኑ ጉዳዮች ላይ የተላለፈ የወሳኔ ሃሳብ ያለበት፣ የዓለም አቀፍ ተቋማት ስምምነት የተደረገበት በጣም አስፈላጊ ሰነድና የተለያየ ውሳኔ ያያያዘ ሰነድ በአግባቡ ካልተጠበቀ የተቋም ስምና ዝና ሊያጠፋ በሚችል አገልግሎት ላይ ሊወል ይችላል፡፡ ስለሆነም ማንኛወም ማረጃም ሆነ በሪከርድነት ከተያዘው ላይ ያለው መረጃ ለሌላ አካል ታልፎ እንዳይሰጥና ሚስጥራዊ ሰነዶችንም በመጠበቅ ተጠያቂነትና ኃላፊነት ያለበት አሠራር ለመዘርጋት የሪከርድና ማህደር የአሠራር መመሪያ አስፈላጊ ነው።

በመሆኑም የኢትዮጵያ ሲቪል አቪዬሽን ባለሥልጣን ዓለም አቀፍ ተቋም እንደሚሆኑ ማሽን በአብዛኛው በአየር በረራ ደህንንትና ጥበቃ ላይ የተሰራ በመሆኑ በርካታ ዓለም አቀፍ ወሎች፣ ሚስጥራዊ ሰነዶችና ለተቋሙ ህልወና ወሳኝ የሆኑ ጉዳዩችን የያዘ ረከርድና ማህደር ያለው ቢሆንም የሪከርድና ማህደር ክፍሉ ሥራ ግን በመመሪያ የታገዘ ባለመሆኑ ተጠያቂነትና ኃላፊነት ያለበትን ወጥ የአሠራር ስርዓት ለመዘርጋት አስቸጋሪ ነው። በመሆኑም ተቋሙ ካለው ዓለም አቀፍ ገፅታና ሀገራዊ ጠቀሜታ አንፃር ያሉትን ሪከርዶችና ማደሮች እንዴት ማስተዳደር እንደሚገባ ለያግዝ የሚችል ይህ መመሪያ ተዘጋጅቷል፡፡