ይህ የክትትል ሪፖርት በሶስት ወራት ውስጥ በስራና ክህሎት ሚኒስቴር ላይ የተሰራ ሲሆን ዋና ዓላማውም የሚኒስቴር መስሪያ ቤቱ የመመሪያ አወጣጥ፣ አመዘጋገብ፣ አስተዳደራዊ ውሳኔ አሰጣጥ እና ቅሬታ አፈታት ሂደት የፌዴራል አስተዳደር ስነ-ስርዓት አዋጅ ቁጥር 1183/2012ን የተከተለ ስለመሆኑና አጠቃላይ አዋጁ ያለበትን የአፈጻጸም ደረጃ ለመዳሰስ ነው። ይህንን ክትትል ለማድረግ የመጀመሪያ ደረጃ እና የሁለተኛ ደረጃ የመረጃ ምንጮች ጥቅም ላይ ውለዋል። የመጀመሪያ ደረጃ መረጃዎች የአስፈጻሚ አካላትን ስልጣንና ተግባር ለመወሰን የወጣው አዋጅ ቁጥር 1263/2014 ዓ/ም አንቀጽ 25(2) ስር በተሰጠው ስልጣን መሰረት ሚኒስቴሩ የሚያስፈጽማቸው ሕጎች ላይ የተደረጉ ዳሰሳዎች እና በየደረጃው ያሉ የተቋሙ የስራ ክፍል ኃላፊዎችና ባለሙያዎች ጋር የተደረጉ ቃለ-መጠይቆች እና የተለያዩ የሚኒስቴር መስሪያቤቱ አሰራር ላይ የተደረጉ ምልከታዎች ሲሆን የሁለተኛ ደረጃ የመረጃ ምንጮች ደግሞ የተለያዩ የአቤቱታ ማቅረቢያ እና መቀበያ ቅጾች፣ የመልስ መስጫ ቅጾች፣ የውሳኔ ናሙናዎችና የተቋሙ የአገልግሎት ስታንዳርድ ለግብዓትነት ተወስደዋል። የናሙና አወሳሰድ ዘዴን በተመለከተ አስፈላጊ የሆኑ መረጃዎች ለማግኘት እንዲያስችል ዓላማ-መር (purposive sampling Technique) ተግባራዊ ተደርጓል። የተቋሙ የአፈጻጸም ደረጃን ለመዳሰስ የተሰበሰቡ የመጀመሪያ ደረጃ እና የሁለተኛ ደረጃ መረጃዎችን በመውሰድ እንዲሁም የተቋሙን አሰራር ከአስተዳደር ሥነ-ሥርዓት አዋጅ ድንጋጌዎች ጋር በማነጻጸር ገላጭ በሆነ ሁኔታ ተተንትኗል።
ነባር መመሪያዎች ከማስመዝገብ፣ ድረ-ገጽ ላይ መጫንና ተደራሽ ከማድረግ አንጻር ተቋሙ የሚያስፈጽማቸው ነባር መመሪያዎች ለፍትሕ ሚኒስቴር በመላክ ያስመዘገበ መሆኑና የተወሰኑትን በድረ-ገጽ ላይ የጫነ መሆኑን ታይቷል። ሆኖም ግን ሁሉንም መመሪያዎች ድረ-ገጽ ላይ ከመጫንና በተሟላ መልኩ በማደራጀት ተደራሽ ከማድረግ አንጻር ክፍተት መኖሩን ግኝቶች ያሳያሉ። አዳዲስ የወጡ መመሪያዎችን በተመለከተ የቅድመ-መመሪያ አወጣጥ ሂደቶችን ከመከተል ጋር በተያያዘ መመሪያዎችን ከማብራሪያ ማዘጋጀት፣ በተለያየ የውይይት መድረኮች ግብዓት መሰብሰብ፣ በሁለት ቋንቋ ማዘጋጀት፣ ለፍትሕ ሚኒስቴር ለአስተያየት መላክ እንዲሁም መመሪያዎቹን ከማስመዝገብ አንጻር መልካም አፈጻጸም መኖሩን በግኝቶቹ ተመላክቷል። ሆኖም ሕጉ በሚያዘው አኳኋን መዝገብ ማደራጀት፣ ማስታወቂያ ማውጣት፣ አስተያየቶችን በጽሁፍ መቀበልና መመሪያዎችን በድረ-ገጽ ላይ የመጫን ሥራ ያልተከናወነ በመሆኑ የመመሪያዎቹን ተፈጻሚነት ጥያቄ ውስጥ የሚያስገባ ስለሆነ በቀጣይ ማስተካካያ እንዲደረግ ምክረ-ሀሳብ ተሰጥቶበታል።
የተቋሙ አስተዳደራዊ ውሳኔ አሰጣጥ ሂደትን በተመለከተ ከአዋጁ አንጻር መሰረታዊ የሆነ ክፍተት አለመኖሩን ግኝቶች ያመለክታሉ። አብዛኛው ጉዳዮች ላይ ውሳኔዎች በኦንላይን ስርዓት የሚሰጡ መሆናቸው ባለጉዳዮች ለአላስፈላጊ ወጪና ምልልስ ሳይጋለጡ ከማስተናገድና ቀልጣፋ አሰራር ከመስጠት አንጻር የተሻለ አሰራር ሆኖ ተገኝቷል። ነገር ግን በአካል የሚቀርቡ አቤቱታዎች ጋር በተያያዘ አቤቱታዎችን የመቀበል ማስረጃ ለአቤቱታ አቅራቢዎች የማይሰጥ በመሆኑ በቀጣይ ማስተካካያ እንዲደረግ ምክረ-ሀሳብ ተሰጥቷል።
በሌላ በኩል አዋጁ ቋሚ የቅሬታ ማስተናገጃ አካል እንዲቋቋም በአስገዳጅነት በደነገገው መሰረት ተቋሙ የቅሬታ ማስተናገጃ አካል ያቋቋመ መሆኑን ግኝቶች የሚያመለክቱ ቢሆንም የስራ ክፍሉ የአሰራር ስርዓትን የሚያመለክት መረጃም ሆነ እስካሁን የተስተናገዱ ቅሬታዎችን ማየት አልተቻለም። በመሆኑም የስራ ክፍሉ ግልጽ የሆነ የአሰራር ስርዓትን እንዲዘረጋና ይህንኑ ለተገልጋዮች ይፋ እንዲያደርግ ምክረ-ሀሳብ ተሰጥቶበታል።
