ስልጣን ባለው አካል ፊት መረጋገጥና መመዝገብ ስላለባቸው ውሎች

ሰዎች በማኅበራዊ ህይወት ውስጥ ሲኖሩ በግብይ መልክ ያላቸውን ይሰጣሉ የሌላቸውን ይቀበላሉ፡፡ በዚህም የተለያዩ ህጋዊ ልውውጦችን ያካሂዳሉ፡፡ በመሆኑም ሂደቱ አስተማማኝ እንዲሆን፣ በሀብትና ንብረቶቻቸው ላይ ያሏቸው መብቶች ዋስትና እንዲያገኙ የልውውጡን ሥርዓት የሚገዛ ሕግ ያስፈልጋል፡፡ ከነዚህም ውስጥ ውል አንዱ ነው፡፡ ውሎች በፍትሐብሔር ሕግ ቁጥር 1731 መሠረት በሕጉ አግባብ የተቋቋሙ ውሎች ባቋቋሟቸው ሰዎች ላይ ሕግ ናቸው፡፡ ይህም ለሕግና ለሞራል እስካልተቃረነ ድረስ በተዋዋይ ወገኖች መካከል ጸንቶ የሚቆይ መሆኑን ያሳየናል፡፡ ከነዚህ ውሎች መካከል ሕግ ባለ ጊዜ እና ተዋዋይ ወገኖች ሲፍቀዱ በጽሁፍ እና ሥልጣን ባለው አካል ፊት መደረግ ያለባቸውና መመዝገብ ያለባቸው ውሎች ብዙ ናቸው፡፡ በዚህ አጭር ጽሁፍ የውሎች ምዝገባ ሥርዓት አሥፈላጊነትና ጠቀሜታ፣ መረጋገጥና መመዝገብ ስለሚገባቸው ሰነዶች፣ ውሎችን የመመዝገብ ሥልጣን የተሰጣቸው የመንግሥት አካላት እና የማይንቀሳቀሱ ንብረቶችን የሚመለከቱ ውሎችን አረጋግጦ ስለ መመዝገብ የሚሉትን እንመለከታለን፡፡

የውሎች ምዝገባ ሥርዓት አሥፈላጊነትና ጠቀሜታ

የውሎች ምዝገባ አስፈላገነት ከማየታችን በፊት ስለ ውል (ሰነድ) ትርጉም ማየቱ ተገቢ ነው፡፡ “ሰነድ መመዝገብ” ማለት አንድን ሰነድ ለዚሁ በተዘጋጀ መዝገብ መለያ ቁጥር በመስጠት መመዝገብና ማስቀመጥ ወይም በሕግ መሠረት በሰነድ አረጋጋጭና መዝጋቢ ተቋም ዘንድ እንዲቀመጥ የተባለ ሰነድን ተቀብሎ መመዝገብና ማስቀመጥ ነው በማለት የሰነዶች ማረጋገጥና ምዝገባን ለመደንገግ የወጣው አዋጅ ቁጥር 922/2008 አንቀጽ (2) ንዑስ አንቀጽ (3) ደንግጎት እናገኘዋለን፡፡

ውሎች በጽሁፍ የሚደረጉት አንድም አንዳንድ በባህሪያቸው ለየት ያሉ የውል ዓይነቶች የግድ በጽሁፍ መደረግ አለባቸው የሚሉ አዛዥ ደንቦች በሚኖሩበት ጊዜ አለያም ተዋዋዮቹ ራሳቸው ውላቸውን በጽሁፍ ለማድረግ በሚስማሙበት ጊዜ ነው፡፡ አንዳንድ ልዩነቶች እንዳሉ ሆነው ሁሉም ዓይነት የጽሁፍ ሰነዶች የሚጋሩት የውል ባህርይ በፍትሐብሔር ሕግ ቁጥር 2005 የተመለከተውና የጽሁፍ ሰነዶች በላያቸው ላይ ስለ ሰፈረው ፍሬ ነገር በተዋዋዮቹ መሀከል ሙሉ እምነት የሚጣልባቸው በቂ ማስረጃዎች ናቸው ይላል፡፡ የዚህ ደንብ ዝርዝር የአፈጻጸም ሥርዓቶችና ልዩ ሁኔታዎች በዚሁ ሕግ ከቁጥር 2006 እስከ 2019 በተመለከቱት ደንቦች ውስጥ የሚገኙ ናቸው፡፡ ሌላው ልብ ሊባል የሚገባው ጉዳይ ውል ለማዋዋል ሥልጣን ባለው አካል ፊት (በባለሥልጣን ፊት) የተደረገ (authentic deed) በግል ከተደረጉ ጽሁፎች (non-authentic deeds or private acts) በይዘት፤ በቅርጽ፤ ይልቁንም ተአማኒነቱና ህጋዊነቱ የበለጠ አስተማማኝ ነው፡፡ መንግሥት በአንድ በኩል በእርሱና በዜጎቹ መካከል ያለውን ግንኙነት በሌላ በኩል ደግሞ ዜጎች የግለሰቦችን እርስ በእርሳቸው የሚያደርጓቸው ግንኙነቶች የሕግ አግባብ የተከተለና ሥርዓት ባለው መልኩ እንዲመሩ፣ ለእነዚህ ግኑኝነቶች ህጋዊ ጥበቃና ዋስትና መስጠት ካለው ኃላፊነት አንፃር የሚመነጭ በተለይም ለፍትሕ ሥርዓቱ አስተዳደር እና ለሕግ የበላይነት መረጋገጥ የበኩሉን እገዛ ያደርጋል፡፡

የውሎች ምዝገባ ሥርዓት ወንጀል ከመከላከልና የማጭበርበር ተግበራትን በመከላከል ረገድም አይነተኛ አስተዋጽኦ አለው፡፡ የውሎች ምዝገባ የሚካሄዱት የንግድም ሆነ ሌሎች ተግባራትን (transactions) ሥርዓት ባለው መልኩ እንዲካሄድ የተዋዋይ ወገኖች ማንነት በማረጋገጥ ተዋዋዮች በሚዋዋሉት ተግባር የተሟላ ግንዘቤ እንዲኖራቸውና ውጤቱን አውቀውና ፈቅደው እንዲገቡ በማስቻል፣ ሲፈርሙ እርግጠኛ ሁነው እንዲፈርሙ በማድረግ አመኔታ ያለው የንግድና ሌላም ህጋዊ ተግባራት እንዲካሄዱ ያግዛል፡፡ ስለዚህ የውሎች ሥልጣን ባለው አካል በመመዝገብ ሂደት ማጭበርበር (forgery)፣ የማይመለከተው በማሳሳት (misrepresentation)፣ ማስገደድን ለማስወገድ እና ግድፈቶችን (omission) ለመከላከል ውጤታማ እገዛ አለው፡፡ ስለዚህ የውሎች ምዝገባ ሥርዓት በሚከተሉት ሁኔታዎች የንብረት ማጭበርበርን የመመዝገብ ሥልጣን ባለው አካል ፊት በመገኘትና በመፈፀም ዜጋው ያልሆኑ ተግባራትን እንዳይፈጽም ይከላከላል፡፡ በዚህም እጅግ ወሳኝ የሆኑ ቀጣይ ዋስትናዎችንም በንብረት ማስተላለፉ ሂደት ያካሄዳል፡፡

1. በአካል መቅረብን (personal appearance) ህጎችና አሰራሮች ተዋዋይ ወገኖች ንብረትን ሲያስተላልፉ በአዋዋዩ ፊት ቀርበው ፈቃዳቸውን ማረጋገጥ አለባቸው፡፡ አረጋጋጩ ፊት ያልቀረበና ያልተፈረመ ፊርማ ተቀባይነት የለውም፡፡ በስሚስሚ (Hearsay) ማረጋገጥ የለበትም፡፡ ቀደም ሲል አንደኛው ወገን ፈርሟል በሚልም የሚደረግ ማዋዋል አይኖርም፡፡ በዚህም የአረጋጋጩ ሁሉም ተግባራት ወይም አገልግሎት ሰነዶችን የሚፈርሙ ሁሉም ወገኖች በአካል በመቅረባቸው ላይ የተመሰረተ ነው፡፡
2. ማንነትን መለየት (identification) ፈራሚው በአረጋጋጩ ፊት በአካል ከቀረበ በኋላ አረጋጋጩ የፈራሚው ግለሰብን ማንነት በጥንቃቄ ያጣራል፡፡ የፈራሚው ማንነት ማረጋገጥ ፈራሚው አስመሳይ አለመሆኑንና ታማኝ ባልሆነ ሰነድ እንዳያጭበረብር ዋስትና ነው፡፡
3. መሠረታዊ ግንዛቤ መፍጠርና የኃይል አለመኖር ማረጋገጥ (basic awareness and absence of duress):: የፈራሚዎችን ማንነት በማረጋገጥ ሂደት አረጋጋጩ ፈራሚዎች ስለ ጉዳዩ ተጠንቅቀውና ዕውቅና ኖሯቸው ያለምንም ማስገደድ ወይም ፍርሃት እየፈረሙ ለመሆናቸው ይታዘባል፣ የረጋግጣል፣ ጥርጣሬ እያለውና ተዋዋዮች አውቀውና በነፃ ፍቃዳቸው የገቡበት ተግባር መሆኑን በጥንቃቄ ያረጋግጣሉ፡፡
4. ሰነዶችን መመዘገብ (paper trail) አረጋጋጮች በሕግ ወስደው ከመልካም ልምድ (best practice) መሠረት እያንዳንዱ የሚያረጋግጡት ሰነድ መመዝገብ ወይም ሪከረድ ማድረግ ይጠበቀባቸዋል፡፡ ይህም ሰነድ የሕግ መዝገብ ስለሚሆን የማጭበርበር ተግባር ወይም የማጭበርበር ወንጀል በሚኖር ጊዜ ለዓቃቢ ሕግ አይነተኛ ማስረጃ ይሆናል፡፡
5. የተሟላ ሰነዶች መቅረብ (complete documents) አረጋጋጮች ሰነዶች የተሟሉ መሆናቸውና በባዶ ሰነዶች (blanck cheque) እንዳያረጋግጡ ሁሉንም ሰነዶችና ገጾችን መመርመር ማጣራት ይኖርባቸዋል፡፡

የንግድ እንቅስቃሴ ከተጀመረበት ዘመን ጀምሮ የማጭበርበር ወንጀልም አብሮ የነበረ ነውና ይህን ለመቀነስ ወይም ለመከላከል፡-

• የተፃፉ ውሎችን በመመስረት እንዲረጋገጡ ማድረግ፣
• ወሳኝ የሆኑ ውሎችና ተግባራት በተዋዋይ ወገኖች ወይም ፈራሚዎች በዕውቀትና በነፃ ፈቃድ እየተፈፀሙ መሆናቸውን ለማረጋገጥ የውሎች ምዝገባ ሥርዓት ጊዜ የፈቀደው ሂደት መሆኑን መገንዘብ፣
• ቋሚና የማይንቀሳቀሱ ንብረቶችን (Real-estate) መመዝገብ ግልጽ የሆነ ሕዝብ ሪከርድ (መዝገብ) ስለሆነ መንግሥትና ተዋዋይ ወገኖች የሚተማመኑበት ሰነድ ነው፡፡

ስለዚህ በተዋወይ ወገኖች የሚደረጉ ውሎች፣ ስምምነቶችና ማረጋገጫዎች ለአጭበርባሪዎች የተጋለጡና ተገልጋዩን ለከፍተኛ ችግር ሊዳርጉ የሚችሉ ስለሆነ ማንኛውም ግለሰብ የሚፈልገውን ሰነድ በሕግ ሥልጣን በተሰጠው አካል የተረጋገጠና የተመዘገበ ሰነድ ከሆነ ዋስትና ያለው መሆኑን አረጋጋጩም የሚቀርቡለትን ሰነዶች አስፈላጊውን ማጣራት በማድረግ ትክክለኛነታቸውን ማመሳከሪያዎችን በመጠቀም፣ በማረጋገጥና በመመዝገብ እምነት የሚጣልበት ሰነድ እንዲሆንና አጭበርባሪዎችን መከላከል የስፈልጋል፡፡

በአጠቃላይ የውሎች ምዝገባ ስርዓት አስፈላጊነቱና ጠቀሜታው በአጭሩ የሚከተሉት ናቸው፡-

• መንግሥትና ዜጎች/ግለሰቦች/የሚያደርጓቸው ግንኙነቶች ህጋዊ ጥበቃና ዋስትና ለመስጠት፣
• ለፍትሕ ሥርዓቱ እገዛ ማድረግ፣
• በተከራካሪ ወገኖች በፍርድ ቤቶች ሊፈጠር የሚችል የሙግት መጨናነቅን መቀነስ፣
• ኢኮኖሚያዊ እንቅስቃሴ ማቀላጠፍ፣
• የእያንዳንዱ ዜጋ የዕለት ተዕለት ኑሮ በሕግ እንዲመራ ማድረግ ናቸው።

መመዝገብ ስለሚገባቸው ሰነዶች

መመዝገብ የሚገባቸው ሰነዶች በዋናነት የሰነዶች ማረጋገጥና ምዝገባ አዋጅ ቁጥር 922/2008 አንቀጽ 9 ላይ የተጠቀሱት ሲሆኑ በአስገዳጅ ሁኔታ መመዝገብ እንዳለበቸው በንዑስ ቁጥር (1) ላይ የተዘረዘሩት ሰነዶች እና በዚህ አዋጅ መሠረት ካልተረጋገጡና ካልተመዘገቡ በስተቀር ህጋዊ ውጤት አይኖራቸውም በማለት የተደነገጉት፡-

ሀ. አግባብ ባለው ሕግ መሠረት መረጋገጥና መመዝገብ ያለባቸው ሰነዶች፣

ለምሳሌ፡- የማይንቀሳቀሱ ንብረቶች የሚመለከቱ ውሎች በጽሁፍ በሚገባ አኳኋን ውል ለማዋዋል ሥልጣን በተሰጠው ፊት መሆን አለባቸው፣ የፍትሐብሔር ሕግ ቁጥር 1723፡፡ ስለኑዛዜ የፍትሐብሔር ሕግ ቁጥር 891 እና ስለ ንግድ ቤት ኪራይ በንግድ ምዝገባና ፈቃድ አዋጅ ቁጥር 980/2008 አንቀጽ 10(1) መሠረት የተመለከቱ ሰነዶችና ውሎች እና የመሳሰሉት ይጠቀሳሉ፡፡

ለ. የውክልና ሥልጣን መስጫ ወይም መሻሪያ ሰነዶች፣

ሐ. የንግድና ሌሎች ማኅበራት መመስረቻ ጽሁፎች፣ መተዳደሪያ ደንቦች እና ማሻሻያዎቻቸው፣

መ. ባለጉዳዮች እንዲረጋገጡላቸውና እንዲመዘገቡላቸው የሚያቀርቧቸው ሌሎች ሰነዶች ናቸው፡፡

የሽያጭ ውል፣ የመያዣ ውል፣ የስጦታ ውል፣ የብድር ውል፣ የሥራ ቅጥር ውል፣ የእንደራሴነት ውል፣ የውርስ መብት ድርሻ መልቀቅ ውል፣ ከጋብቻ በፊት ንብረት የማስመዝገብ ውል፣ ቃለ መሀላና ማረጋገጫ (Declaration) የመሳሰሉት የተለያዩ የስምምነት ውሎች ሁሉ በኢ.ፌ.ዲ.ሪ. ሰነዶች ማረጋገጫና ምዝገባ አገልግሎት ይመዘገባሉ፡፡

ውሎችን የመመዝገብ ሥልጣን የተሰጣቸው የመንግሥት አካላት

ውል ለመመዝገብ ሥልጣን በኢትዮጵያ በአዋጅ ቁጥር 922/2008 መሠረት በሌላ ሕግ ውሎችን የመመዝገብ ሥልጣን የተሰጣቸው ተቋማት እንደተጠበቀ ሆኖ ውሎችን የመመዝገብ ሥልጣን የተሰጣቸው አካላት የሚከተሉት ናቸው፡-

1. የፌደራሉ ሰነድ የማረጋገጥና የመመዝገብ ሥራ በሰነዶች ማረጋገጫና ምዝገባ ኤጀንሲ (በአዲስ አበባ እና ድሬዳዋ ከተሞች)፣
2. በክልል መስተዳድሮች ሰነድ የማረጋገጥና የመመዝገብ ሥልጣን የተሰጣቸው አካላት (የክልል ፍትሕ ቢሮዎች) ፣
3. የውጭ ጉዳይ ሚኒስቴር፣ በኢትዮጵያ ኢምባሲዎችና ቆንስላ ጽ/ቤቶች እንዲሁም በኢትዮጵያ በሚገኙ የውጭ ሀገር ኢምባሲዎችና ቆንስላ ጽ/ቤቶች የተረጋገጡ ሰነዶች፤ በተቀባዩ ሀገር ሕግ እንዲረጋገጡ የሚፈለጉና እና ወደ ውጭ የሚላኩ ሰነዶችን ያረጋግጣል፣
4. በውጭ ሀገር የኢትዮጵያ ኢምባሲዎችና ቆንስላ ጽ/ቤቶች ወደ ኢትዮጵያ የሚላኩ ሰነዶችን ያረጋግጣሉ፣
5. የመከላከያ ሰራዊት የክፍል ሹሞች በግዳጅ ላይ የሚገኙ የሰራዊቱ አባላት የሚያቀርቡላቸውን ሰነዶች ያረጋግጣሉ፣
6. የፌደራል ማረሚያ ቤት ኃላፊዎች ከታራሚዎች ወይም ከቀጠሮ እስረኞች የሚያቀርቡላቸውን ሰነዶች ያረጋግጣሉ፣
7. የፌደራል ፖሊስ ኮሚሽን የክፍል ሹሞች በግዳጅ ላይ ከሚገኙ የፌደራል የፖሊስ አባላት የሚያቀርቡላቸውን ሰነዶች ያረጋግጣሉ፡፡

የማይንቀሳቀሱ ንብረቶችን የሚመለከቱ ውሎችን አረጋግጦ ስለ መመዝገብ ጠቅላላ ሁኔታ

ውል በሁለትና ከዚያ በላይ በሆኑ ተዋዋይ ወገኖች መካከል የሚደረግ በሕግ ተቀባይነት ያለው ስምምነት ነው፡፡ ነገር ግን በአንዳንድ ሁኔታዎች ሕጉ ተዋዋይ ወገኖች የተለየ ሂደት እንዲከተሉ ያስገድዳል፡፡ ከእነዚህ ልዩ ሁኔታዎች ውስጥ የውሉ ፎርም በጽሁፍ እንዲሆንና ውሉ ሥልጣን በተሰጠው አካል ፊት ማስመዝገብን ያካትታል፡፡

በፍትሐብሔር ሕግ ቁጥር 1725 በግልጽ እንደተደነገገው የተለየ ፎርም /በጽሑፍ መሆን ያባቸው/ ሲል የሚያስቀምጣቸው የውል ዓይነቶች አሉ እነዚህም፡-

1. የማይንቀሳቀስ ንብረት የሚመለከቱ ውሎች፣
2. ከአስተዳደር መስሪያ ቤት ጋር የሚደረጉ ውሎች፣
3. ለብዙ ዘመን የሚቆዩ ውሎች ማለትም የዋስትና፣ የኢንሹራንስ እና ሌሎች በሕግ በጽሑፍ መሆን አለባቸው የተባሉ ሌሎች ውሎች ናቸው፡፡

እነዚህን በተመለከተ ለሚደረጉ ውሎች ህጋዊነት በህጉ የተቀመጠውን ቅድመ ሁኔታ ማሟላት ግድ ይላል፡፡ የማይንቀሳቀሱ ንብረቶችን አስመልክቶ የተቀመጠን ቅድመ ሁኔታ በተመለከተ በፍትሐብሔር ሕግ ቁጥር 1723(1) ተደንግጎ ይገኛል፡፡ ተዋዋይ ወገኖች ይህን ሳይፈጽሙ ቢገኙ በፍትሐብሔር ሕግ ቁጥር 2877 በተጠቀሰው መሠረት ውሉ ፈራሽ ይሆናል፡፡ ለውሉ ህጋዊነት ማግኘት የውሉ ማረጋገጥና መመዝገብ ሌላው አስገዳጅና አስፈላጊው መከናወን ያለበት ተግባር ነው፡፡

በአጠቃላይ የማይንቀሳቀሱ ንብረቶችን በማስመልከት የሚፈጸሙ ውሎች ከሌሎች ውሎች ለየት ባለ ሁኔታ ሥልጣን በተሰጠው አካል ፊት ቀርበው እንዲረጋገጡ ማድረግ በአብዛኞቹ የሕግ ሥርዓቶች የሚፈጸም አካሄድ ነው፡፡ በተጨማሪም ሌሎች ሕግ ሥልጣን ባለው አካል ፊት እንዲመዘገቡ ያላቸውና እንዲሁም ተዋዋይ ወገኖች በራሳቸው ፈቃድ እንዲመዘገቡላቸው የሚፈልጓቸውን ውሎች ከሌሎች አስረጅ ሰነዶች ጋር በማድረግ ውሎችን ለመመዝገብ ሥልጣን ወደ ተሰጠው አካል ቀርበው የሚያደርጉት ውል ህጋዊ ውጤት እንዲኖረው ማድረግ ይጠበቅባቸዋል፡፡

በንቃተ ሕግ፣ ትምህርትና ሥልጠና ዳይሬክቶሬት የተዘጋጀ